Jak działa eobiegidokumentow.pl


Na schemacie poniżej przedstawiono uproszczony schemat funkcjonowania programu klienckiego eObiegiDokumentow.pl.

Pracę rozpoczynamy od zarejestrowania korespondencji lub dokumentów. Robimy to za pomocą „zdarzeń”. Każdy pracownik, a w szczególności osoby w sekretariacie, mają w systemie tzw. „skrzynkę nowych zdarzeń”. Do tej skrzynki przychodzą zdarzenia przekazane lub rejestrujemy w niej nowe dokumenty. System umożliwia rejestrowanie zdarzeń różnego rodzaju. Możemy na przykład:

  • zarejestrować emaile pobierając je specjalną funkcją programu bezpośrednio ze skrzynek odbiorczych Windows Mail lub MS Outlook lub innego programu zapisującego emaile jako pliki EML;
  • zeskanować treść listu poleconego za pomocą dowolnego skanera obsługującego standard TWAIN;
  • zarejestrować w systemie dowolny dokument składający się z jednego lub więcej plików o dowolnym rozszerzeniu lub zeskanowanego;
  • stworzyć polecenie służbowe lub zadanie dla innej osoby;
  • stworzyć notatkę lub zadanie dla siebie;
  • stworzyć termin lub spotkanie za pomocą terminarza.
System ma zdefiniowany „uniwersalny obieg zdarzeń i dokumentów” odpowiadający przepływowi w informacji w każdej firmie. Można korzystać z tego obiegu od razu lub dla niektórych rodzajów dokumentów budować obiegi dostosowane.

Uniwersalny obieg polega na tym, że każde zdarzenie można:
  • ZAŁATWIĆ – co oznacza, że zagadnienie opisane w zdarzeniu zostało zrealizowane;
  • PRZEKAZAĆ – do innej osoby, która powinna się nim zająć. Przy przekazywaniu można określić termin realizacji i notatkę. W przypadku nie załatwienia przekazanego zdarzenia do określonego terminu otrzymamy ostrzeżenie zwrotne w postaci osobnego zdarzenia;
  • ODŁOŻYĆ – jeśli zdarzeniem zajmiemy się za jakiś czas;
  • WYRZUCIĆ DO SPAMU – jeśli zdarzenie jest nie ważne;
  • ODRZUCIĆ – jeśli nasza firma nie będzie się dalej zajmować zdarzeniem i przerywany jest jego obieg.
Razem ze zdarzeniem zapisywane są załączniki zawierające pliki lub skany dokumentu. Może być wiele załączników. Każde zdarzenie może być także sklasyfikowane – to znaczy przydzielone do:
  • klienta - adresu,
  • osoby kontaktowej,
  • projektu – sprawy,
  • dowolnie zdefiniowanej drzewiastej klasyfikacji wg zawartości dokumentu (np. umowa, oferta, cennik, karta gwarancyjne itp.)
Klasyfikacje zapewniają porządkowanie dokumentów, a stany zdarzeń pozwalają ustalić czy dokument jest nie załatwiony czy załatwiony. Standardowy obieg zdarzeń wyposażony jest w funkcje śledzenia zdarzenia pozwalająca ustalić u kogo znajduje sie dane zdarzenie.

Załączniki w zdarzeniu mogą być wersjonowane. Prześledźmy to na przykładzie. Można na przykład zrobić zdarzenie typu „dokument” i podpiąć pod niego załącznik z edytora tekstów zawierający tekst umowy. Dalej zdarzenie klasyfikowane jest pod klientem i określone jako „umowy z klientem”. Następnie zdarzenie może być przekazane do innej osoby celem zaopiniowania umowy. Osoba ta nie musi zapisywać osobno załącznika z umową, a tworzy jego nową wersję. Zmienia umowę bezpośrednio. W historii zdarzenie zostaną odnotowane wszystkie wersje umowy. Zmieniona wersję umowy przekazuje w zdarzeniu z powrotem do osoby, która prosiła o opinie z notatką opisującą zmiany.

Możliwe jest także zbudowanie obiegów specjalizowanych. W tym celu zdarzenie może być zaopatrzone w tzw. „formularz użytkownika”. Formularz ten opisuje zdarzenie i jest dowolnie definiowany przez użytkownika w postaci szablonu. Na formularzu występują pola tekstowe, liczbowe i inne zdefiniowane wcześniej w szablonie. Wybrani użytkownicy mogą inicjować obieg dokumentu w zdarzeniu. Inicjacja może się odbyć za pomocą kreatora, w którym łatwo można podać firmę, temat i zeskanować dokument. Niektóre obiegi mogą zaczynać się poza firmą. Wyobraźmy sobie na przykład „reklamację”. Klient za pomocą Panelu Internetowego przez stronę WWW wypełnia formularz reklamacji. Taka reklamacja trafia jako nowe zdarzenie do systemu do osoby zajmującej się reklamacjami. Zdarzenie to na formularzu użytkownika ma dane podane w formularzu reklamacji. Obieg takiej reklamacji polega na konieczności wypełnienia określonych pól formularza użytkownika przez określone grupy osób. Dzięki temu system wymusza przekazywanie zdarzenie pomiędzy osobami. Formularz użytkownika może być dynamicznie budowany poprzez decyzje. W pewnym momencie użytkownik podejmuje decyzję na przykład czy reklamację załatwić czy przekazać do zewnętrznego serwisu. Dalsze pola formularza użytkownika są generowane w zależności od wybranej decyzji.

Niektóre zdarzenia mogą mieć ustawiony termin „od – do” co pozwala wizualizować je na terminarzu. Są to spotkania, wizyty lub inne tego typu terminy. Terminarz umożliwia zarządzanie terminami pracowników, klientów, zasobów sprzętowych i ludzkich oraz terminów z punktu widzenia projektów i spraw.

Podsumowując system zawiera proste narzędzia do:
  • rejestrowania i skanowania dowolnych dokumentów oraz korespondencji elektronicznej i papierowej,
  • wprowadzania niektórych dokumentów np. listów poleconych do dziennika korespondencji,
  • archiwizacji dokumentów oraz ich wyszukiwania poprzez klasyfikacje,
  • obiegu dokumentów według uniwersalnych zasad komunikacji w firmie lub przygotowanych specjalnie zdefiniowanych obiegów,
  • pracy grupowej nad dokumentami za pomocą mechanizmów wersjonowania plików,
  • nadzorowania terminów realizacji i dopilnowania spraw,
  • tworzenie wewnętrznej bazy wiedzy w firmie, ponieważ niektóre zdarzenia mogą być publikowane na tablicy ogłoszeń i przechowywane w bazie wiedzy,
  • usprawnienia komunikacji dwustronnej pomiędzy pracownikami za pomocą poleceń służbowych opisywanych notatkami i terminem realizacji,
  • prowadzenie wspólnych terminarzy.